Der ultimative E-Mail-Bewerbungs-Guide: Struktur, Muster & Experten-Tipps

Die Digitalisierung der Arbeitswelt schreitet weiter voran. Während der Indexwert 2023 laut dem Bundesministerium für Wirtschaft und Energie im Jahr 2023 noch bei 108,1 Punkten lag, lag er 2024 bereits bei 113,6 Punkten. Das bedeutet auch, dass die klassische Bewerbungsmappe zunehmend mehr ein Relikt vergangener Tage ist und unter anderem durch die E-Mail-Bewerbung ersetzt wird. 

Wie Sie die ideale Bewerbung per E-Mail schreiben, wo der Unterschied zwischen einer Bewerbung per E-Mail und anderen Formen der Bewerbung liegt und welche Fehler Sie unbedingt vermeiden sollten, erfahren Sie hier. 

Ihr nächster Job beginnt hier. Top-Suchen ansehen:

Homeoffice Minijob Quereinsteiger Buchhalter

Was macht die E-Mail-Bewerbung heute so wichtig? 

Noch vor wenigen Jahren war es gängiger Standard, physische Bewerbungsmappen zu verschicken. Das hatte zur Folge, dass Bewerber teils hohe Kosten zu tragen hatten, während Personaler sich mit einem großen Verwaltungsaufwand konfrontiert sahen. Heute nehmen circa 42 Prozent der Unternehmen ausschließlich digitale Bewerbungen entgegen und auch die Unternehmen, die weiterhin physische Bewerbungsmappen akzeptieren, sind offen für digitale Bewerbungen. Eine digitale Bewerbung bietet unter anderem diese Vorteile:

• Schneller Bewerbungseingang, ohne Verzögerung durch den Postweg. 
• Geringerer Arbeitsaufwand für Bewerber, da kein Ausdruck oder der Weg zur Poststelle notwendig ist. 
• Einfachere Bearbeitung der Bewerbungsunterlagen durch Personaler. 
• Geringere Bewerbungskosten für Bewerber. 
• Direkter Kontakt zwischen Personaler und Bewerber, ohne Umweg über Poststellen. 

Um den Bewerbern den Bewerbungsprozess noch einfacher zu machen und das Bestmögliche aus den neuen technischen Möglichkeiten herauszuholen, hat Jooble den KI-Service “Fitly“ entwickelt. Dieser hilft Ihnen, Ihre Bewerbungsunterlagen automatisiert an die spezifischen Anforderungen einer bestimmten Stellenanzeige anzupassen und erhöht somit die Chance, dass Personaler Ihre Bewerbungsunterlagen per E-Mail als hochwertig empfinden. 

E-Mail-Bewerbung vs. Online-Formular vs. Bewerbungsmappe: Ein Vergleich 

Aktuell gibt es drei gängige Formen, um sich zu bewerben: 

1. E-Mail-Bewerbung
2. Online-Formular 
3. Physische Bewerbungsmappe. 

Jede Form hat ihre Besonderheiten und selbstredend Vor- und Nachteile. 

Für viele wirkt eine E-Mail-Bewerbung professionell und stellt einen idealen Mittelweg dar. Daher gilt sie heute als gängigste Bewerbungsmethode. 

Vorbereitung ist der Schlüssel: Dokumente und Technik

Unvollständige Bewerbungsunterlagen, mangelhafte Formatierung, Rechtschreibfehler und Ähnliches machen einen unprofessionellen Eindruck und können Ihnen andernfalls gute Erfolgschancen bei der Bewerbung zunichtemachen. Achten Sie daher bitte unbedingt darauf, dass Ihre Unterlagen vollständig und technisch einwandfrei übersandt werden. 

Der goldene Standard: Alles in einer PDF-Datei 

Eine Bewerbung besteht idealerweise nicht nur aus Ihrem Lebenslauf, sondern beinhaltet auch ein Anschreiben und weitere Anlagen wie Arbeitszeugnisse und Zertifikate. Übersenden Sie die Anhänge der E-Mail-Bewerbung bestenfalls in einer gebündelten PDF-Datei. PDF ist das Dateiformat der Wahl, da alle Personaler es öffnen können und es ein hohes Maß an Sicherheit vor schädlicher Software bietet. Die gesamten Bewerbungsunterlagen in einer Datei zu bündeln schafft hingegen Übersichtlichkeit und hinterlässt einen professionellen Eindruck. 

Dateigröße und die korrekte Benennung der Anhänge

Die Dateigröße der Bewerbung spielt eine wichtige Rolle und Sie sollten unter keinen Umständen eine Datei versenden, die größer als fünf Megabyte ist. Optimal ist eine Dateigröße von zwei bis drei MB. 

Außerdem ist es sinnvoll, darauf zu achten, dass Sie Dateien richtig benennen. Das sorgt dafür, dass Sie einen professionellen Eindruck hinterlassen und der Personaler die Datei problemlos Ihrer Bewerbung zuordnen kann. Der Dateiname sollte Ihren Vor- und Nachnamen, das Wort “Bewerbung“ und die Position beinhalten, auf die Sie sich konkret bewerben. Ein möglicher Dateiname könnte also zum Beispiel “Max_Mustermann_Bewerbung_Anlagenmechaniker” lauten. 

Die Wahl der professionellen Absender-E-Mail-Adresse

Ihre Absenderadresse ist eine Art E-Mail-Signatur der Bewerbung. Verwenden Sie daher eine seriöse Absenderadresse, die idealerweise aus Ihrem Vor- und Nachnamen besteht. Verzichten Sie auf kreative oder persönliche Alternativen. 

Der E-Mail-Betreff: Ihr Türöffner zum Vorstellungsgespräch

Stellen Sie sich einmal vor, Sie wären der Personalverantwortliche in einem Unternehmen. Je nach Attraktivität der ausgeschriebenen Stelle erreichen Sie täglich unzählige Bewerbungen. Woran machen Sie also aus, welchen Bewerbungen Sie Ihre Aufmerksamkeit schenken? Der erste entscheidende Hinweis ist vielfach der Betreff der E-Mail-Bewerbung. Bewerber haben hier die Möglichkeit, sich bereits vor der eigentlichen Bewerbung von Ihrer besten Seite zu zeigen und mitunter sogar sich bereits zu diesem Zeitpunkt von der Masse abzuheben. Außerdem können Sie sicherstellen, dass die E-Mail der richtigen Stelle zugeordnet wird und nicht bereits zu diesem Zeitpunkt automatisch herausgefiltert wird. Folgendes sollten Sie beim E-Mail-Bewerbungsbetreff beachten: 

• Lassen Sie die Betreffzeile nicht leer. Das führt oft dazu, dass Ihr Anliegen unkenntlich ist und kann sogar zu einer automatischen Ablehnung führen. 
• Wählen Sie keine zu allgemeinen Betreffzeilen. Oftmals sind in einem Unternehmen mehrere Stellen vakant und ein Betreff wie “Bewerbung“ ist zu allgemein gehalten.
• Schreiben Sie keine zu langen Texte als Betreff. Dieser sollte kurz und prägnant sein. 
• Vermeiden Sie unbedingt Rechtschreibfehler und grammatikalische Verfehlungen. 
• Verzichten Sie auf Emojis und andere Elemente privater Kommunikation. 

Eine klassische und sichere Wahl für den Betreff stellt “Bewerbung als XXX – Referenznummer XXX” dar. Sie stellen damit klar, dass Ihre Motivation ist, sich zu bewerben, nennen die Stelle, für die Sie sich interessieren, und ermöglichen durch das Nennen der Referenznummer (wenn vorhanden) eine schnelle Zuordnung zu der vakanten Position. 

Der E-Mail-Text: kurz, prägnant und überzeugend

Während die Betreffzeile oft entscheidet, ob Ihre Mail überhaupt geöffnet wird, ist der E-Mail-Anschreibenstext ein entscheidender Faktor dafür, ob ein Personaler sich Ihren Lebenslauf genauer anschaut und den Anhang öffnet. Folgende Punkte sollten Sie beachten: 

1. Anrede Bewerbung E-Mail. Wenn möglich, verfassen Sie eine persönliche Grußformel für eine E-Mail-Bewerbung. So ein Personalverantwortlicher ausgemacht werden kann, sollten Sie diesen auch persönlich ansprechen. Wenn eine direkte Ansprache nicht möglich ist, schreiben Sie “Sehr geehrte Personalabteilung” oder Ähnliches. Verzichten Sie auf Floskeln wie “Sehr geehrte Damen und Herren“. 
2. Zeigen Sie direkt Ihren Mehrwert und Ihre Motivation auf. Vermeiden Sie Allgemeinplätze und Formulierungen wie “hiermit bewerbe ich mich um eine Stelle in Ihrem Unternehmen“. Zeigen Sie stattdessen auf, warum Sie sich für die Stelle interessieren und was Sie zum Unternehmenserfolg beitragen können. Suchen Sie idealerweise ein aktuelles Thema oder ein Projekt heraus, an dem das Unternehmen arbeitet, und heben Sie Ihr Interesse daran hervor. 
3. Belegen Sie Ihre Aussagen anhand konkreter Beispiele. Anstatt zum Beispiel zu schreiben, dass Sie die Öffentlichkeitsarbeit bereichern, schreiben Sie, dass Sie in Ihrer bisherigen Position mit Maßnahme XY die Reichweite der Social-Media-Beiträge um 50 Prozent erhöhen konnten. 
4. Verweisen Sie auf die angehängten Dateien. 
5. Schließen Sie die E-Mail mit einer selbstbewussten und positiven Formulierung ab. So könnten Sie zum Beispiel eine Formulierung wie “Auf ein baldiges Kennenlernen freue ich mich sehr” wählen. Vermeiden Sie Bitten und unsichere Formulierungen. 
6. Verwenden Sie eine professionelle Signatur. Diese sollte nicht nur aus Ihrem Namen bestehen, sondern auch Ihre Kontaktdaten und ggf. Ihre aktuelle Position beinhalten. Links zu Online-Profilen wie bei LinkedIn oder Jooble können sinnvoll sein. Fügen Sie solche Links aber nur bei, wenn Sie ein gepflegtes und aussagestarkes Profil haben, das einen tatsächlichen Mehrwert bietet. 
7. Wenn das Unternehmen explizit danach fragt oder Sie konkrete Einschränkungen oder sehr klare Vorstellungen haben, kann es sinnvoll sein, die Kündigungsfrist in der Bewerbungs-E-Mail (frühestmöglicher Eintrittstermin der Bewerbung) zu erwähnen und/oder Ihre Gehaltsvorstellung in der Bewerbungs-E-Mail zu nennen. Wenn dies nicht erfragt wird, sollten Sie diese Themen in der Regel aber lieber im persönlichen Vorstellungsgespräch vortragen. 

Zusammengefasst sollte der Text kurz und prägnant sein und dennoch alle wichtigen Informationen enthalten. Nutzen Sie den Text in der E-Mail als Elevator Pitch und zeigen Sie auf, dass Sie motiviert und fähig sind, die vakante Stelle auszuüben. 

Muster für Ihre E-Mail-Bewerbung (Vorlagen)

Der Aufbau der E-Mail-Bewerbung kann erschlagend wirken, wenn er rein theoretisch betrachtet wird. Lassen Sie sich davon aber nicht verunsichern. Hier finden Sie ein E-Mail-Bewerbungsmuster, das Ihnen praxisnah aufzeigt, worauf es ankommt: 

“Sehr geehrte/r Frau/Herr XXX, 

Ihr aktuelles Projekt im Bereich XXX habe ich mit großem Interesse verfolgt und ich sehe darin eine Chance, meine Expertise einzubringen und neue Erfahrungen zu sammeln. 

Als XXX, mit XXX Jahren Erfahrung, habe ich mit Maßnahme XXX Erfolg XXX erzielt und glaube, dass ich somit Mehrwert XXX für Ihr Unternehmen biete. 

Im Anhang finden Sie meine vollständigen Bewerbungsunterlagen, inklusive meines Lebenslaufs und der entsprechenden Zeugnisse. 

Auf ein persönliches Kennenlernen freue ich mich bereits sehr. 

Mit freundlichen Grüßen

E-Mail-Signatur XXX”. 

Sie zeigen durch den konkreten Bezug zur Stelle und zu Ihren Fähigkeiten auf, dass Sie sich mit der vakanten Position auseinandergesetzt haben und Erfahrungen im entsprechenden Bereich mitbringen, ohne den Personaler mit zu vielen Details und langen Texten zu überfordern. Das Ziel des Textes ist es, Interesse zu wecken und den Personaler zu motivieren, sich Ihre Bewerbungsunterlagen im Detail anzuschauen. 

Fehler, die Sie unbedingt vermeiden müssen

Einige Gründe, warum Bewerbungen abgelehnt werden, können Sie nur bedingt beeinflussen. Sie können aber die E-Mail Bewerbung Fehler minimieren und so Ihre Erfolgsaussichten deutlich steigern. Diese Fehler sollten Sie unbedingt vermeiden: 

1. Rechtschreib- und Grammatikfehler. 
2. Unprofessionelle Absenderadressen. 
3. Sehr allgemein gehaltene Bewerbungen, die sich nicht konkret auf die ausgeschriebene Stelle beziehen. 
4. Dateianhänge, die nicht als PDF übermittelt werden. 

Ihre Bewerbung sollte immer einen motivierten und professionellen Eindruck machen. Auf die Frage “Anschreiben in E-Mail oder Anhang?“ gibt es übrigens auch eine klare Antwort: Das Anschreiben ist keine Pflicht, wenn Sie sich aber entscheiden, eines zu verfassen, sollten Sie es im Anhang übersenden, nicht als E-Mail-Body. 

Finden Sie die Position, die am besten zu Ihnen passt

400.000+ Jobangebote – jetzt auf Jooble verfügbar

Job finden

Nachfassen: Wann und wie soll ich mich melden?

Wenn Sie nach dem Übersenden Ihrer Bewerbung keine Rückmeldung erhalten, kann das frustrierend sein. Sie können sich mit einer Nachfrage zum richtigen Zeitpunkt aber noch einmal ins Gedächtnis bringen und Ihre Chancen erhöhen, doch noch zu einem Interview eingeladen zu werden. Wenn Sie sich entscheiden, nachzufassen, sollten Sie dies etwa zehn bis 14 Tage nach dem Versand Ihrer Bewerbung tun. Ein früheres Nachfassen kann aufdringlich wirken, während eine spätere Nachfrage vielleicht den Zweck verfehlt, da die Stelle oftmals bereits vergeben ist. Wenn Sie einmal eine Absage bekommen, lassen Sie sich davon nicht aus der Ruhe bringen, denn nicht jede Bewerbung führt zum Erfolg. Es gibt aber auch eine gute Nachricht: Bei Jooble finden Sie circa 9 Millionen Jobangebote und täglich kommen etwa 300.000 neue dazu. Nehmen Sie einen Rückschlag also nicht zu persönlich und bewerben Sie sich gleich jetzt auf eine Stelle, die Ihnen zusagt und zu Ihnen passt.