Aus Sicht von vielen Mitarbeitern sind laut Umfragen zwei Drittel der Zeit, die sie in Meetings verbringen, verschwendete Zeit. Außerdem dauern die Meetings nach der Meinung von 48 Prozent der Teilnehmenden an der Studie zu lange. Damit das Jour fixe Meeting in Ihrem Job nicht zur Zeitverschwendung wird, gibt Ihnen dieser Artikel einige wichtige Tipps. Wir klären die Fragen “Was ist ein Jour fixe?”, “Wie führt man ein Jour-fixe-Meeting?” und “Wie lange sollte ein Jour-fixe dauern?” sorgen damit dafür, dass Ihre Meetings zukünftig kürzer, effizienter und erfolgreicher verlaufen werden als bisher.
Was bedeutet „Jour fixe“ im Arbeitsalltag?
Gerade im digitalen Zeitalter haben Meetings an Bedeutung gewonnen. Es gibt spontane Meetings, solche, die sich mit der Koordination eines bestimmten Projekts beschäftigen und die Jour Fixe Meetings. Was aber bedeutet Jour Fixe im Job? Der Begriff stammt aus dem Französischen und auf Deutsch wäre die Jour Fixe Bedeutung in etwa “fester Tag”. Das sagt bereits viel über die Jour-fixe-Definition aus, denn die entscheidende Charakteristik dieser Form von Meetings ist, dass sie zu turnusmäßig festgelegten Zeiten stattfinden. Es handelt sich dabei also um wiederkehrende, regelmäßige Team-Meetings.
Ziel eines Jour Fixe: Austausch, Planung und Abstimmung im Team
Während Projektbesprechungen ein ganz bestimmtes Projekt behandeln, stehen auf der Jour Fixe Meeting Agenda verschiedene Themen zu unterschiedlichen Unternehmungen. Es geht dabei darum, alle beteiligten Mitarbeiter auf den gleichen Stand der Informationen zu bringen, anliegende Aufgaben zu koordinieren und ggf. offene Fragen zu klären. Außerdem können ggf. Kurskorrekturen beschlossen und koordiniert werden.
Unterschied zu spontanen Meetings oder Projektbesprechungen
Um die Frage “Was ist ein Jour Fixe Meeting?“ präzise beantworten zu können, hilft es, diese Art von Meeting von anderen Meeting-Formen abzugrenzen. Wie unterscheidet sich Jour Fixe im Unternehmen als genau von anderen gängigen Meeting-Arten?
| Jour Fixe Meeting: | Spontaneous Meetings: | Projektbesprechungen: |
| Finden regelmäßig in einem festen Rhythmus statt. Das kann zum Beispiel wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich sein. | Es findet spontan bei Bedarf statt, zum Beispiel wenn es ein konkretes Problem gibt. | Behandeln Sie Fragen und Themen, die sich ausschließlich auf ein bestimmtes Projekt beziehen. |
| Auf der Team-Meeting-Agenda stehen verschiedene Themen aus dem Arbeitsalltag. | Finden in der Regel nur solange statt wie das Projekt aktuell ist. | |
| Das Ziel ist es, die Arbeit der einzelnen Teammitglieder aufeinander abzustimmen und in einen Zusammenhang zu bringen sowie neue Projekte und Aufgaben zu planen. | Meistens sind nur Mitarbeiter anwesend, die an dem jeweiligen Projekt beteiligt sind. | |
| In der Regel sind die Teilnehmer eine feste Personengruppe, zum Beispiel eine ganze Abteilung oder ein Team. |
Die Jour-fixe-Bedeutung liegt also darin, dass diese Treffen kontinuierlich stattfinden und bei dieser Gelegenheit Informationen aus verschiedenen Projekten und zu verschiedenen Teilaspekten der täglichen Arbeit zusammengetragen werden können.
Warum regelmäßige Jour fixe-Meetings wichtig sind
Es gibt zahlreiche Gründe, die dafür sprechen, regelmäßige Meetings einzuberufen. Ganz besonders gilt das in digitalen Arbeitsumfeldern, wo Homeoffice und Remotearbeit oft das Treffen auf dem Flur bei einer Tasse Kaffee unmöglich machen. Zu den Vorteilen von Jour-fixe-Meetings gehören zum Beispiel folgende Punkte:
- Das Teamgefüge kann durch regelmäßige Treffen gestärkt werden.
- Alle Mitarbeiter verfügen über die gleiche Informationslage.
- Einzelne Teilaspekte der täglichen Arbeit können zusammengetragen und koordiniert werden.
- Oftmals können potenzielle Probleme früher erkannt werden.
- Regelmäßige Meetings schaffen eine wiederkehrende Struktur.
Ein Jour-Meeting muss nicht per se sinnvoll sein, wenn es aber produktiv genutzt wird und es eine gute Team-Meeting-Struktur gibt, hat es viele Vorteile für alle Beteiligten.
Wie ein produktiver Jour fixe aufgebaut sein sollte
Zu den wichtigsten Tipps für produktive Team-Meetings gehört, dass die richtigen Punkte in der richtigen Reihenfolge behandelt werden. Andernfalls besteht die Gefahr, dass sich das Treffen in private Unterhaltungen oder inhaltslose Gespräche ausartet. Folgendes Jour Fixe Meeting Agenda Beispiel kann als Orientierung dienen:
- Am Anfang sollte ein kurzer Überblick über die aktuellen Themen und die heutige Tagedsordnung stehen. Außerdem können ggf. neue Mitarbeiter vorgestellt werden oder Ähnliches.
- Im Anschluss kann es um den aktuellen Stand der laufenden Projekte gehen.
- Dann können offene Fragen und derzeitige Probleme thematisiert werden.
- Als nächstes kann das weitere Vorgehen im Zusammenhang mit den laufenden Themen festgelegt werden.
- Nun können neue Projekte besprochen und koordiniert werden.
- Am Ende ist es oft sinnvoll, das Besprochene noch einmal zusammen zu fassen.
Natürlich kann von dieser Struktur abgewichen werden und wenn es große aktuelle Themen gibt, nehmen diese oft viel Raum ein. Dennoch können Sie ein Meeting so oder so Ähnlich erfolgreich strukturieren.
Typische Themen im Jour Fixe
Nach unserem Meeting Struktur Beispiel werfen wir noch einen schnellen Blick auf typische Themen im Jour Fixe:
- Prioritäten im Team und in Bezug auf aktuelle Aufgaben.
- Planung der näheren Zukunft.
- Änderungen in der organisatorischen Struktur.
- Koordination von verschiedenen Projekten und zwischen unterschiedlichen Abteilungen.
- Feedback innerhalb des Teams oder an Führungspersonal.
Es kommt bei den Themen natürlich immer darauf an, in welchem Bereich Sie tätig sind und was gerade konkret anliegt. Ggf. kann es auch verscheidene Jour Fixe Meetings zu unterschiedlichen Themenkomplexen geben.
Häufige Fehler bei Jour-Fixe-Meetings
Wir haben unseren heutigen Artikel damit eingeleitet, die Unzufriedenheit vieler Mitarbeiter mit den Meetings zu thematisieren. Diese Unzufriedenheit hat Gründe. Folgende Dinge sollten Sie daher in Ihren Meetings vermeiden:
- Meetings, die sehr lange dauern, sind selten besonders effizient und am Ende ist die Aufmerksamkeitsspanne vieler Teilnehmer eher gering.
- Meetings, die in der Freizeit der Mitarbeitenden stattfinden oder die bedeuten, dass der Workload deshalb nicht mehr zu erledigen ist und dadurch Überstunden bedingen, sorgen für Stress und Unzufriedenheit beim Personal.
- Wenn zu viele und/oder unbeteiligte Personen am Meeting teilnehmen, bietet das in der Regel keinen Mehrwert.
- Wenn ein Meeting keiner klaren Struktur folgt, ist die Sinnhaftigkeit für Teilnehmende schwerer zu erkennen und es droht die Gefahr, dass sie thematisch abschweifen.
- Unnötige Wiederholungen von Inhalten, die bereits besprochen wurden, sorgen für Frustration und dafür, dass Teilnehmer sich nicht ernst genommen fühlen.
Ein gutes Meeting sollte also genau so lange dauern, wie es dauern muss und nicht unnötig in die Länge gezogen werden. Außerdem sollten daran nur Personen teilnehmen, für die es auch einen tatsächlichen Mehrwert bringt. Zusätzlich gilt: Je klarer die Ergebnisse sind, desto nachvollziehbarer ist auch die Sinnhaftigkeit der Veranstaltung. Es ist also, so möglich, ratsam klare Handlungen aus dem Besprochenen abzuleiten.
Finden Sie die Position, die am besten zu Ihnen passt
Tipps für effizientere Meetings im Job
Wenn es Fehler gibt, die es zu vermeiden gilt, gibt es im Umkehrschluss auch Möglichkeiten, um ein Meeting effizienter und erfolgreicher zu gestalten. Folgende Tipps können Ihnen helfen, bessere Ergebnisse zu erzielen und Kollegen bzw. Mitarbeiter gleichzeitig zufriedener zu stellen:
- Erstellen Sie eine klare Agenda. Legen Sie die Themen fest, die besprochen werden sollen und schaffen Sie so einen nachvollziehbaren Rahmen für das Meeting.
- Laden Sie zu dem Meeting nur Mitarbeiter ein, die relevant für das zu Besprechende sind. Andere Mitarbeiter langweilen sich eher und profitieren oft nicht von einer Teilnahme. Ggf. können Sie diesen die Teilnahme natürlich frei stellen, verpflichtend sollte sie aber nicht sein.
- Versuchen Sie, grobe Zeitlimits für die einzelnen Themenkomplexe festzulegen. Mitunter kann so ein Rahmen zwar gesprengt werden, ohne, dass das zwangsläufig für eine Verwässerung sorgt, aber grundsätzlich hilft ein Zeitlimit dabei, bei der Sache zu bleiben und ggf. zu intervenieren, falls der rote Faden verloren geht.
- Leiten Sie aus besprochenen Inhalten klare Handlungsweisen für die Zukunft ab. Das sorgt dafür, dass Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie und ihre Belange gesehen und ernst genommen werden, und gibt dem Meeting außerdem einen nachvollziehbaren Sinn.
- Dokumentieren Sie das Besprochene und die daraus möglicherweise resultierenden Kurskorrekturen für die Zukunft. So ist es allen Beteiligten möglich, nachzuvollziehen, was besprochen wurden, und Sie müssen dieselben Themen nicht immer wieder diskutieren.
- Überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen, ob Themen noch aktuell sind und ob das Meeting als solches noch einen klaren Zweck verfolgt. Ggf. ändern Sie etwas an der Struktur oder schaffen Sie das Treffen sogar ganz ab.
Wenn Sie anhand dieses Artikel festgestellt haben, dass Meetings in Ihrem Unternehmen keinem klaren Zweck dienen oder in Ihrer Struktur nicht ideal sind, ist das vielleicht eine große Chance für Sie und Ihre Karriere. Weisen Sie die zuständigen Personen darauf hin, wo es Verbesserungspotenzial gibt, oder bieten Sie an, die Planung des Jour Fixe zu übernehmen. Das kann unter Umständen sogar zeigen, dass Sie zu Größerem berufen sind und Ihnen langfristig vielleicht gar eine Beförderung einbringt. Wenn Sie hingegen auf taube Ohren stoßen, finden Sie bei Jooble unzählige Jobangebote, oft auch mit Führungsverantwortung und vielleicht können Sie bei einem anderen Arbeitgeber zeigen, was Sie können und wie effizient Ihre Meetings gestaltet sind!
