Haben Sie das Gefühl, Sie fangen immer erst dann an, wichtige Aufgaben anzugehen, wenn die Deadline unmittelbar vor der Tür steht? Dann geht es Ihnen vermutlich wie den 82 Prozent der Deutschen, die laut einer Umfrage schon einmal einen finanziellen, beruflichen oder gesundheitlichen Rückschlag erlebt haben, weil Sie dringende Themen nicht angegangen sind. Neudeutsch ausgedrückt heißt dieses Verhalten “prokrastinieren”. In diesem Artikel stellen wir Ihnen die verschiedenen Prokrastination-Typen vor, stellen uns die Frage “Was heißt prokrastinieren?” und beleuchten die Prokrastination-Ursachen und Prokrastination-Symptome. Entscheiden Sie sich jetzt also bitte nicht für die Prokrastination und nehmen Sie sich fünf bis zehn Minuten Zeit, um aufmerksam zu lesen, das kann Ihnen langfristig nämlich viel Zeit und Ärger ersparen.
Was ist Prokrastination – und warum betrifft sie so viele Berufstätige?
Viele von uns haben das Wort schon einmal gehört, aber was bedeutet Prokrastination eigentlich genau? Prokrastination bezeichnet das Aufschieben wichtiger Aufgaben, obwohl Sie sich bewusst sind, dass Ihnen dadurch Nachteile entstehen können. Es handelt sich dabei um ein emotionales Vermeidungsverhalten, nicht um Faulheit. Und wenn Sie gelegentlich prokrastinieren, sind Sie bei Weitem nicht alleine. Laut einer Studie glauben nämlich nur zwei Prozent der Menschen, nie eine Aufgabe vor sich her zu schieben. Im beruflichen Kontext sind die Gruppen besonders betroffen, die eine besonders hohe Eigenverantwortung tragen.
Warum wir im Job prokrastinieren – die wichtigsten Ursachen
Prokrastination kann verschiedene Gründe haben. Häufig sind diese psychischer Natur oder stehen im direkten Zusammenhang mit den zu erledigenden Aufgaben. Folgende konkrete Hintergründe können zum Beispiel dafür verantwortlich sein, dass Menschen prokrastinieren.
Strukturelle Gründe (Überforderung, fehlende Prioritäten, unklare Ziele)
Wir haben bereits erwähnt, dass besonders Berufstätige über Prokrastination klagen, die ein hohes Maß an Eigenverantwortung tragen, sprich, die nicht engmaschig bei ihrer Arbeit überwacht werden. Dazu gehören zum Beispiel Kreative und Selbstständige. Grund sind hier oft strukturelle Probleme.
- Mangelndes oder schlechtes Zeitmanagement – Gerade dann, wenn die Arbeitslast groß ist, ist ein gutes Zeitmanagement wichtig. Wenn sie bei der Zeiteinteilung hingegen Schwierigkeiten haben, reagieren viele mit Prokrastination.
- Unklare Prioritäten – Wenn Sie sich nicht klar darüber sind, welche Priorität eine bestimmte Aufgabe hat, machen Sie oft dies und das und verschieben unangenehme Aufgaben oder größere Herausforderungen oft auf später.
- Unklare Zielsetzung oder Unklarheit bezüglich des gewünschten Ergebnis – Wenn Sie sich nicht sicher sind, welches Ziel Sie eigentlich genau verfolgen oder ob das Ergebnis erfolgsbringend ist, sinkt die Motivation oft und Sie schieben wichtige Aufgaben weiter vor sich her.
Setzen Sie sich also klare Ziele, strukturieren Sie Ihre Arbeitszeit und machen Sie sich die Prioritäten bewusst. Das hilft Ihnen, weniger gehemmt an Ihre Aufgaben heranzutreten und führt letztendlich zu einem angenehmeren und erfolgreicheren Arbeiten.
Psychologische Gründe (Perfektionismus, Angst, Selbstzweifel)
Sehr häufig hat Prokrastination psychische Ursachen. Diese sind meist schwerer zu lösen als die Strukturthemen. Zu den typischen psychologischen Ursachen für Prokrastination gehören:
- Perfektionismus und überhöhte Erwartungen an die eigenen Leistungen und das Ergebnis. Diese lähmen Sie und sorgen dafür, dass Sie nicht nur Angst vor der Leistungsbewertung haben, sondern auch vor der Aufgabe selbst.
- Selbstzweifel und Angst vor Fehlern.
- Überforderung oder mangelnde Sinnhaftigkeit der Aufgabe.
- Erkrankungen wie Depressionen oder ADHS.
Grundsätzlich ist es erst einmal nicht dramatisch, wenn Sie hin und wieder eine Aufgabe aufschieben. Wenn die Prokrastination hingegen zum ständigen Begleiter wird und Sie unter Stress, Druck oder sogar körperlichen Symptomen leiden, ist es Zeit, etwas zu ändern und Lösungen für das Problem zu finden. Wenn der Leidensdruck zu groß wird, Sie beruflich auf der Stelle treten oder schwerwiegende körperliche Folgen bemerken, kann es ratsam sein, professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen und sich die Gründe hinter der Prokrastination genauer anzuschauen.
Welche Folgen hat Prokrastination für Karriere und Gesundheit?
Wir haben eine Prokrastination-Definition besprochen und die möglichen Ursachen beleuchtet, aber was bedeutet prokrastinieren für Ihre Karriere? Und welche gesundheitlichen Auswirkungen können auftreten?
- Stress – Wenn Sie Ihrem Terminplan hinterherlaufen, führt das zu Stress. Sie fühlen sich unter Druck, haben das Gefühl, nicht hinterher zu kommen und können sich nicht richtig entspannen, obwohl Sie der anstehenden Aufgabe weiter aus dem Weg gehen.
- Konflikte mit Kolleginnen und Kollegen oder Vorgesetzten. Ihr Ansehen im Kollegium kann sinken, wenn Sie Ihrem Arbeitspensum nicht hinterher kommen. Natürlich hat Ihre Prokrastination Bedeutung für das ganze Unternehmen und mitunter kommt es dadurch zu handfesten Konflikten mit Kollegen oder Vorgesetzten. Wenn Führungskräfte betroffene Mitarbeiter hingegen unterstützen, indem Sie klare und erreichbare Deadlines festlegen, große Aufgaben in Teilaufgaben unterteilen und einen Rahmen schaffen, indem Mitarbeitende keine Angst vor Fehlern haben, sinkt die Gefahr, dass es zu Konflikten kommt und oft kann sogar das Prokrastinieren selbst minimiert werden.
- Schlafstörungen – Wenn wir schlafen, sind unsere Abwehrmechanismen oft außer Kraft gesetzt. Teile Ihres Bewusstseins, die Sie im Wachzustand vielleicht verdrängen, können sich Nachts bahnbrechen und Ihnen den Schlaf rauben.
- Schuldgefühle und nachlassender Selbstwert – Wenn Sie wissen, dass Sie eine Aufgabe zu erledigen haben, es aber nicht tun, führt das oft dazu, dass Sie sich schuldig fühlen und somit selbst am meisten unter Ihrer Prokrastination leiden.
- Stagnierende Karriere – Prokrastination wirkt sich natürlich auch auf die Beurteilung Ihrer Leistungen aus und kann dazu führen, dass Sie beruflich auf der Stelle treten und bei Beförderungen und Ähnlichem übergangen werden.
- Körperliche Symptome – Viele Menschen reagieren körperlich, wenn sie psychisch unter Druck stehen. Nicht selten hat die Prokrastination somit Magen-Darm-Probleme, Kopfschmerzen oder Migräne zur Folge.
Bitte beachten Sie, dass es sich nicht immer um Prokrastination im klassischen Sinne handelt, wenn Sie Aufgaben vor sich her schieben. Wenn Ihnen die Arbeit einfach so gar keine Freude bereitet und Sie deshalb Schwierigkeiten damit haben, Ihrem Pensum nachzukommen, ist es vielleicht die bessere Lösung, über einen Jobwechsel nachzudenken. In unserem Blog finden Sie zum Beispiel weitere Informationen darüber, in welchen Branchen besonders dringend Personal gesucht wird und wie der Quereinstieg zum vollen Erfolg wird.
Konkrete Strategien gegen Prokrastination im Arbeitsalltag
Was ist Prokrastination? Allgemeinhin gilt die Vermutung, dass es sich bei Prokrastination um ein erlerntes Verhalten handelt. Das ist im Grunde gut für Sie, denn erlerntes Verhalten kann auch wieder verlernt werden und mit den richtigen Strategien, können Sie dem Prokrastinieren Bedeutung nehmen oder es sogar ganz überwinden. Folgende Tricks können Ihnen helfen, um eine gesündere Herangehensweise zu entwickeln und Aufgaben anzugehen, bevor es zu negativen Folgen kommt:
- Belohnen Sie sich für abgeschlossene Aufgaben oder Teilbereiche selbst. Das schafft in Ihrem Gehirn eine positive Verbindung zwischen dem Angehen der Aufgabe und dem positiven Erlebnis.
- Setzen Sie sich einen bestimmten Zeitrahmen, in dem Sie mit der Aufgabe beginnen. Das ist greifbarer als es unpräzise To-do-Listen sind.
- Beherzigen Sie die 5-Minuten-Regel. Sie müssen nicht zwangsläufig die ganze Aufgabe lösen oder das Projekt abschließen. Nehmen Sie sich einfach fünf Minuten lang die Zeit und beginnen Sie mit der Arbeit. In vielen Fällen reicht das, um die Eingangsschwelle zu überwinden. Und wenn nicht, sind Sie Ihrem Ziel immerhin schon ein kleines Stückchen näher gekommen.
- Unterteilen Sie eine große Aufgabe in kleine Unterbereiche. Dadurch wirkt die Aufgabe überschaubarer und Sie haben mehr Erfolgserlebnisse auf dem Weg zum Ziel. Gerade große Projekte haben oft kein klar ersichtliches, greifbares Ende und führen dadurch zu Überforderung, die wiederum Prokrastination fördert. Durch das Aufteilen in kleinere Teilaufgaben umgehen Sie diese Falle.
- Machen Sie ausreichend Pausen. Überforderung und lange Arbeitsperioden führen eher zu Erschöpfung als zu einem besseren Ergebnis.
- Minimieren Sie Ablenkungsquellen. Im Durchschnitt entsperren wir zum Beispiel alle 18 Minuten unser Smartphone. Dadurch wird Ihre Konzentration gestört. Minimieren Sie derartige Ablenkungen während und vor der Arbeit, um konzentrierter und motivierter zu sein.
- Denken Sie positiv. Es hilft Ihnen nicht, den Druck noch weiter zu erhöhen, indem Sie an mögliche negative Folgen eines Versagens denken. Machen Sie sich stattdessen bewusst, dass Sie durchaus in der Lage sind, die anstehenden Aufgaben zu bewältigen.
- Machen Sie sich die Prioritäten klar. Oft entsteht Druck, indem wir Aufgaben, die Zeit haben und weniger relevant sind zuerst angehen und dabei die vernachlässigen, die eigentlich zuerst gelöst werden müssen. Machen Sie sich klar, welche Aufgaben besonders wichtig sind und besonders dringend erledigt werden sollten, um das zu verhindern. Techniken wie das Eisenhower-Prinzip können Ihnen helfen, Ihre Prioritäten zu klären und festzulegen.
Wenn Sie diese Tipps beherzigen, werden Sie sicher schnell Fortschritte machen und trainieren sich selbst dahingehend, dass es Ihnen künftig leichter fällt, die Herausforderungen direkt anzunehmen. Und vielleicht werden Sie sich dann schon bald fragen: “Prokrastination – was ist das?”.
Prokrastination im Homeoffice – ein besonderes Risiko?
Wenn Sie remote arbeiten, steigt das Maß an Eigenverantwortung und der soziale Druck durch Kollegen wird geringer. Niemand bekommt direkt mit, ob Sie arbeiten oder aufschieben, was es leicht macht, sich unentdeckt der Prokrastination hinzugeben. Gleichzeitig arbeiten Sie im Homeoffice in aller Regel mit digitalen Gerätschaften, was an sich schon eine höhere Gefahr mit sich bringt, sich zu verlieren. Nicht zuletzt kommt auch noch dazu, dass Sie gerade im Homeoffice wunderbar viele Möglichkeiten haben, sich abzulenken und mit anderen Sachen zu beschäftigen, als der anstehenden Aufgabe.
Finden Sie die Position, die am besten zu Ihnen passt
Wann wird Prokrastination problematisch?
Nicht jede Prokrastination ist gleich ein großes Problem. Wenn Sie uns eine persönliche Anekdote erlauben, hat der Autor dieses Artikels während der vorausgehenden Recherche zum Beispiel mehrfach die Livestände der Fußball-Bundesliga angeschaut. Und trotzdem ist die Arbeit ohne Zeitdruck termingerecht fertig geworden. Problematisch wird die Prokrastination hingegen, wenn Sie dauerhaft unter Termindruck stehen oder Abgabetermine sogar gänzlich verpassen, Ihre Berufslaufbahn stark unter der Lähmung leidet oder Sie körperliche Reaktionen oder ein stark sinkendes Selbstwertgefühl registrieren. Dauerhafter Termindruck und Stress können schließlich auch schwerwiegende Erkrankungen wie das Burnout-Syndrom fördern. Es ist dennoch wichtig, klar zwischen Prokrastination und Erkrankungen wie ADHS, Burnout oder chronischem Stress zu differenzieren. Während Prokrastination in Maßen normal ist, sollten Sie solche Krankheitsbilder mit einem Mediziner besprechen.
Fazit: Struktur schlägt Motivation
Verurteilen Sie sich nicht dafür, wenn Sie prokrastinieren. Das bedeutet nicht, dass Sie faul oder nicht leistungsfähig sind. Wichtig ist, dass Sie sich klare Strukturen und Abläufe schaffen, wenn Sie dazu neigen zu prokrastinieren. Während die Motivation schwankend ist und Sie sich nicht darauf verlassen können, im richtigen Moment inspiriert und leistungswillig zu sein, tragen feste Strukturen auch, wenn Sie gerade keinen Motivationsschub haben. Wenn Sie übrigens bei der Jobsuche prokrastinieren, haben Sie gleich jetzt die Chance, Schluss damit zu machen. Bei Jooble finden Sie nämlich unzählige Stellenangebote und es braucht nichts weiter als einen Klick, um Ihre Reise zu beginnen. Viel Erfolg!
